BAB II

PEMBAHASAN

1. Konteks PSB

Fungsi 

Fungsi Perpustakaan Politeknik Negeri Malang

1) Fungsi Edukasi Perpustakaan 

Merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. 

2) Fungsi Informasi Perpustakaan 

Merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.

3)  Fungsi Riset Perpustakaan 

Mempersembahkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat di aplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.

4) Fungsi Rekreasi 

Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.

5) Fungsi Publikasi 

Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf nonakademik.

6) Fungsi Deposit 

Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.

7) Fungsi Interpretasi 

Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.

Tujuan 

Mendukung kinerja Politeknik Negeri Malang (Polinema) dalam menyelenggarakan pendidikan dengan menyediakan sumber-sumber informasi ilmiah dan selalu melayani pengguna (pemustaka) selama melaksanakan pendidikan.

Manfaat 

Manfaat Perpustakaan Politeknik Negeri Malang

1) Dapat menambah wawasan kita

Menambah wawasan sangat berguna agar ilmu kita menjadi luas. Perpustakaan sudah menjadi sumber dalam meningkatkan wawasan kita. Di perpustakaan kita mendapat informasi seperti pengetahuan baik umum  maupun yang spesifik, dan sebagainya.

2) Dapat menemukan ide baru

Berkunjung ke perpustakaan sangat bermanfaat bagi kita semua. Kita dapat berpikir mencari ide untuk menulis, berkarya dan sebagainya. Sudah banyak para tokoh atau penemu yang pernah berkunjung ke perpustakaan saat ini  mempunyai karya yang sangat luar biasa.

3) Mengisi waktu luang

Berkunjung atau rekreasi ke perpustakaan dapat meringankan beban pikiran kita. Sebagai seorang pekerja misalnya tentunya kita harus meluangkan waktu untuk mengusir kejenuhan, kepenatan atau kelelahan. Nah salah satu solusinya yakni ke perpustakaan.

4) Sebagai tempat berkomunikasi/ bersosialisasi dua arah dengan orang lain (antara sesama pemustaka, serta pemustaka dan pengelola perpustakaan).

Perpustakaan dijadikan tempat berkomunikasi, persahabatan, karena di perpustakaan kita dapat saling bertukar pikiran, menyampaikan gagasan.

2. Personalia dan Pengelolaan Pelayanan PSB

Susunan dan Tugas Staf Perpustakaan

a. Ka UPT Perpustakaan

1) Menyusun bahan rencana dan program kerja perpustakaan sebagai pedoman pelaksanaan tugas

2) Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya

3) Mengusulkan hasil penilaian prestasi kerja bawahan sebagai bahan pertimbangan

4) Menyusun bahan penyusunan skala prioritas kebutuhan koleksi perpustakaan berdasarkan data dan informasi

5) Menyusun bahan penyusunan rencana pengadaan koleksi bahan pustaka berdasarkan kebutuhan

6) Melakukan pelaksanaan pengadaan koleksi bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan

7) Melakukan system pengolahan teknis dan system pelayanan

8) Mengkoordinasikan pelaksanaan kerjasama silang layan antar perpustakaan

9) Menyusun konsep pedoman sirkulasi dan pelayanan  bahan perpustakaan.

10) Menyusun instrument pemantauan sesuai dengan kebutuhan

11) Menyusun konsep usul pengadaan bahan pustaka

12) Mengkoordinasikan pelaksanaan pengelolaan ketatausahaan keuangan 

13) Menyusun laporan perpustakaan sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas

14) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan    

b. Sekretaris

1) Menyusun rencana dan program kerja perpustakaan

2) Membantu dan mengkoordinir tugas administrasi perpustakaan

3) Mengkoordinir staf dalam kegiatan rutin

4) Mewakili Ka UPT Perpustakaan dalam kegiatan lain, bila Ka UPT berhalangan hadir

5) Membuat laporan kegiatan perpustakaan

6) Melakukan urusan kepegawaian di lingkungan Perpustakaan

7) Presentasi tentang perpustakaan kepada MABA / Anggota

8) Menghimpun dan mengkaji peraturan perundangan dibidang perpustakaan

9) Memegang kas keuangan perpustakaan

10) Membuat laporan keuangan

11) Membuat laporan tahunan

12) Membuat usulan permintaan barang operasinal

c. Pustakawan (Pengolahan)

1) Menyusun konsep usul pengadaan bahan pustaka

2) Menerima, menghitung dan mencocokkan bahan pustaka (buku, majalah, bulletin, dll) yang berasal dari hibah atau sumbangan

3) Mencocokkan buku pesanan perpustakaan agar sesuai dengan permintaan

4) Mencatat identitas bahan pustaka ke buku induk untuk mendapatkan nomor inventaris

5) Mencatat judul buku dalam golongan sesuai dengan subjeknyA

6) Membubuhkan stempel di bahan pustaka sebagai bukti kepemilikan

7) Mengetik nomor sandi klasifikasi dan menempelkan pada punggung bahan pustaka

8) Membuat kartu katalog, daftar buku induk dan nomor label

9) Memberi nomor ACC, barcode baru untuk mempermudah penataannya

10) Menyusun bibliografi, indeks jurnal dan indeks majalah

11) Membuat kartu buku, kantung buku dan lembar pinjaman untuk ditempatkan pada setiap belakang buku

12) Menilai data bahan pustaka berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan

13) Mencatat buku yang disiangi dari koleksi bahan pustaka

14) Menghitung judul, jumlah dan bahan pustaka

15) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban

16) Melakukan selving

17) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

IV. Pustakawan (Pelayanan)

1)   Menyusun konsepususl pengadaan bahan pustaka

2)   Menerima, menghitung dan mencocokan bahan pustaka yang berasal dari hibah maupun sumbangan

3)  Menerima, mencocokan tugas akhir antara soft copy dengan hard copy

4)  Menginventaris CD tugas akhir dan memberi labelya

5)  Mengupload ke Digital Library

6)  Melayani pemustaka yang memerlukan print out tugas akhir

7)  Menerima, meginventaris laporan hasil penelitian dosen

8)  Menerima, menginventaris laporan pengabdian masyarakat dosen

9)  Menyusun bibliografi, indeks jurnal dan indeks majalah

10) Menyusun opini surat kabar

11) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban

12) Shelfing

13) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

V. Sirkulasi (Peminjaman)

1) Menyiapkan daftar hadir pengunjung Perpustakaan

2)  Meminta pengunjung mengisi daftar hadir

3)  Mencegah pengunjung membawa barang yang tidak relevan ke dalam perpustakaan

4)  Meminta kartu dan mencocokan KTM peminjam dengan data peminjam di monitor

5)  Mencatat taggal peminjaman dan pengembalian di bahan pustaka yang dipinjam

6)  Mencatat dan merekap buku yang dipinjam setiap hari

7)  Mengisi catalog buku yang dikembalikan oleh peminjam

8)  Melayani mahasiswa bebas tanggungan

9)  Melakukan Shelving

10) Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan

VI. Sirkulasi (Pengembalian)

1)  Menerima dan memeriksa bahan pustaka yang sikembalikan oleh peminjam dan cek keadaan bahan pustaka

2)  Mengeluarkan bahan pustaka yang dipinjam dari data peminjam

3)  Meminta denda jika peminjam peminjam terlambat mengembalikan bahan pustaka.

4)  Merekap dan melaporkan uang denda setiap akhir bulan 

5)  Mengisi kantong buku yang dikembalikan oleh peminjam

6)  Meminta ganti apabila peminjam menghilangkan/merusak bahan pustaka yang dipinjam

7)  Mengawasi dengan seksama pengunjung keluarmasuk perpustakaan

8)  Mencegah pengunjung mambawa bahan pustaka keluar perpustakaan sebelum melalui proses peminjaman

9)  Mencatat dan merekap jumlah pengunjung setiap hari

10) Melayani bebas tanggungan mahasiswa

11) Melakukan shelving

12) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

VII. Staf Administrasi / Tata Usaha

1)  Membuat dan mengarsipkan surat-surat

2)  Melayani pembuatan kartu anggota Perpustakaan

3)  Melakukan urusan pengelolaan barang inventaris

4)  Membantu, mengumpulkan, mengolah data ketatausahaan

5)  Mencatat buku-buku yamg akan disiangi/diproduksi

6)  Membuat dan megumpulkan data harian, bulanan, dst

7)  Melayani bebas tanggungan mahasiswa

8)  Membuat usulan barang-barang operasional, dll

9)  Pelayanan pinjam antar perpustakaan

10)  Shelving

VIII. Staf Komputer

1) Memelihara jaringan komputer milik perpustakaan di dalam perpustakaan

2) Membantu kelancaran operasional Digital Library (bahan pustaka digital)

3) Update data/informasi perpustakaan ke WEB

4) Memelihara jaringan komputer agar selalu berfungsi dengan baik

5) Memperbaiki komputer bila ada masalah jaringan

IX. Staff Kebersihan 

1) Menyiapkan minuman staff

2) Membersihkan ruangan perpustakaan

3) Membantu semua kegiatan perpustakaan

Pengelolaan Pelayanan PSB

Koleksi

Perpustakaan Politeknik Negeri Malang memiliki koleksi umum, baik fiksi maupun non fiksi; koleksi berseri berupa majalah, koran, dan jurnal; dan koleksi referensi, Tugas Akhir (TA) baik berupa cetak maupun non cetak (CD) .

Fasilitas yang ada di Perpustakaan Politeknik Negeri Malang antara lain adalah locker, ruang baca, wifi, fotocopy, komputer opac. 

Setiap tahun perpustakaan melakukan pengadaan. Pengadaan tersebut dilakukan oleh pustakawan Perpustakaan Polinema kepada kantor pusat (inventaris polinema) dengan cara mengajukan jenis koleksi dan fasilitas apa saja yang dibutuhkan perpustakaan.  

Pengelolaan, pertama yang dilakuakn oleh pustakawan Perpustakaan Polinema adalah inventaris (pencatatan di buku induk), lalu memberikan nomor klasifikasi pada koleksi tersebut, kemudian pemberian stampel dan lidah buku. Setelah hal tersebut dilakukan, selanjutnya mengentrikan data-data koleksi tersebut ke dalam computer. Kemudian memberikan barcode, kartu kontrol dan call number (nomor panggil) bagi koleksi tersebut. Setelah semua kegiatan tersebut dilakukan, koleksi siap di salving (penataan di rak) dan dapat di pinjam olah pengguna. Pengguna yang dimaksud adalah mahasiswa, dosen, dan staf Perpustakaan Polinema. 

3. Pola Manajemen PSB

a. Manajemen Sistem Informasi

1) Bahan pustaka : koleksi umum dari no. klasifikasi, TA berdasarkan no yang diberikan sendiri dari perpustakaan sesuai urutan pengumpulan  TA dan jurusan, terbitan berseri belum diproses.

2) Katalogisasi: identitas buku di entri kan ke SLIMS dan GDL, tidak ada katalog kartu.

3) Jalannya sistem informasi untuk pengguna: alur temu kembali informasi sudah dapat telihat dari pertama pengunjung masuk ke dalam perpustakaan. Meja komputer OPAC tersedia di dekat meja presensi dan sirkulasi. Perpustakaan memiliki 2 buah computer OPAC yang satunya berada di dalam ruang koleksi umum.

b. Manajemen Pelayanan

1) Pelayanan sirkulasi adalah layanan yang di  diperuntukan oleh pengguna perpustakaan untuk peminjaman dan pengembalianbuku.

a) Koleksi buku umum yang dapat dipinjam ditentukan sebagai berikut :

- Pengajar sebanyak 5 buku selama 3 bulan dan boleh diperpanjang

- Mahasiswa dan staf administrasi 3 buku selama 2 minggu dan boleh diperpanjang

- Mahasiswa perguruan tinggi lain hanya boleh membaca dan fotocopy

- Buku reference, majalah, koran, skripsi, laporan akhir hanya dapat dibaca di tempat dan difotocopy

b) Pengunjung dan Peminjam

- Pengunjung adalah mereka yang datang untuk memanfaatkan fasilitas pelayanan perpustakaan

- Peminjam adalah pengunjung yang meminjam bahan pustaka untuk dibawa pulang ke luar perpustakaan dan masih aktif menjadi mahasiswa, karyawan Politeknik

c) Ketentuan – ketentuan Peminjaman

Berdasarkan keperluan pemakai, bahan pustaka perpustakaan digolongkan menjadi :

1. Bahan pustaka yang hanya dapat dibaca atau difotocopy di dalam perpustakaan saja, seperti koleksi referensi, laporan penelitian, laporan akhir mahasiswa, dan sebagainya.

2. Bahan pustaka yang dapat dipinjam selam 2 minggu untuk 3 buah buku

3. Buku dapat diperpanjang selama 1 (satu) kali

4. Peminjaman harus menunjukkan kartu mahasiswa Politeknik

5. Keterlambatan pengembalian dikenakan denda sesuai dengan aturan dan jenis koleksi dihitung tiap hari keterlambatan

d) Sanksi / Denda Keterlambatan

- Keterlambatan dalam pengembalian buku umum dikenakan denda sebesar Rp. 200,- per buku / hari

- Bagi anggota yang belum mengembalikan buku pada waktunya tidak diperbolehkan meminjam buku sebelum buku yang dipinjam dikembalikan

- Membawa bahan pustaka tidak melalui prosedur akan dikenakan sanksi selama 1 (satu) bulan

- Menghilangkan buku/barang milik perpustakaan dikenakan kewajiban :

1. Mengganti bahan bacaan yang sama

2. Jika bahan bacaan tidak diperoleh, maka dapat diganti dengan buku lain yang disetujui oleh pihak perpustakaan

3. Bila ada rak tandon, maka difotocopy sesuai dengan yang asli

e) Tata Tertib Pengunjung

1. Setiap pengunjung wajib absensi (elektronik ataupun manual) yang telah disediakan

2. Setiap pengunjung wajib meletakkan barang bawaan di tempat yang disediakan seperti : map, tas, jaket, kecuali barang berharga (uang, perhiasan, laptop dll)

3. Setiap pengunjung wajib memelihara ketertiban, ketenangan dan kesopanan di ruangan perpustakaan seperti : tidaj merokok, tidak makan ataupun minum, berpakaian yang patut, tidak menimbulkan suara gaduh karena perpustakaan adalah tempat belajar

4. Setiap pengunjung wajib memperlihatkan buku yang dibawa kepada petugas

5. Koleksi Perpustakaan merupakan literature milik bersama digunakan oleh semua civitas kampus maupun lainnya yang terdaftar

f). Tata Tertib Staf

Sebagai karyawan Politeknik Negeri Malang perlu dan wajib menjaga kelancaran tugas sehari – hari :

a. Hadir setiap jam kerja sesuai ketentuan yang berlaku kecuali ada hal – hal penting

b. Mempersiapkan tugas pelayanan sesuai tupoksi masing – masing

c. Staf harus melaporkan tugas yang dibebankan bila mengalami hambatan / kesulitan kepada kepala perpustakaan

d. Koordinasi sesama staf demi kelancaran tugas dan menjaga kondusif tempat kerja

1) PelayananReferensi

Pelayanan referensi adalah bantuan yang diberiakan kepada pemustaka secara  perorangan ketika mencari informasi. Layanan referensi terdiri dari buku rujukan yang tidak dapat dibawa keluar dari perpustakaan, namun buku dapat difotokopi. Koleksi atau buku rujukan adalah kamus, ensiklopedia, buku langka, koran, majalah dan bahan rujukan lainnya.

2) Pelayanan khusus di Perpustakaan Politeknik Negeri Malang selama ini tidak ada.

c. Manajemen Pengembangan Instruksional

Perpustakaan Politeknik Negeri Malang bermigrasi software dari yang berbasis desktop menjadi software yang berbasis web sehingga semua sumber daya yang ada di perpustakaan bisa lebih dioptimalkan dari berbagai tempat baik di lingkungan kampus maupun dari luar kampus. Oleh karena itu, pada bulan Agustus 2013 sampai dengan awal Desember 2013, perpustakaan melakukan migrasi sistem dari yang berbasis desktop menjadi berbasis web. Hal ini dilakukan untuk menjamin pengoperasian yang efektif.

d. Manajemen Produksi 

1) Mengidentifikasi dan menganalisis masalah komunikasi

Menganalisis kebutuhan pengguna. Kebutuhan pengguna yang belum diketahuai  merupakan salah satu hal yang harus dimengerti melalui pengamatan sehingga akan diketahui kebutuhan pengguna.

2) Merancang dan memproduksi pesan

Setelah melakukan identifikasi kegiatan selanjutnya merancang kebutuhan pengguna. Merancang kebutuhan pengguna tersebut digunakan untuk memberikan laporan pada kepala dan pada pusat tentang kebutuhan pengguna.

3) Mengadministrasikan fasilitas dan personalia produksi media

Apa yang dibutuhkan perpustakaan disusun kemudian ditunjukkan pada kepala perpustakaan selanjutnya diproses oleh direktorat Polinema.

4. Pengorganisasin dan Kelembagaan PSB

STRUKTUR ORGANISASI

PERPUSTAKAAN  POLITEKNIK NEGERI MALANG

TAHUN 2013

5. Sarana dan Prasarana PSB

Perpustakaan Polinema menggunakan dua software, yaitu SLIMS dan GDL (Ganesha Digital Library). SLIMS digunakan untuk koleksi umum, sedangkan GDL digunakan untuk koleksi repository (muatan local), seperti hasil karya mahasiswa berupa TA (Tugas Akhir), hasil karya dosen, dan hasil karya akademik. Sedangkan hardwarenya menggunakan computer dan tempat penyimpanannya menggunakan hardisk, CD, rak dan filling cabinet. Perpustakaan Polinema juga dilengkapi dengan ruang konsultasi, ruang baca, computer, wifi, printer, dan fasilitas fotocopy. 

6. Kelemahan dan Kelebihan (yg diperbaiki) 

Kelemahan

Ada beberapa kelemahan di Perpustakaan Politeknik Negeri Malang, antara lain adalah:

a) Mahasiswa belum bisa memaksimalkan fasilitas yang telah disediakan oleh perpustakaan, seperti penggunaan opac. Mahasiswa lebih suka langsung menuju tempat koleksi tanpa mencari dahulu data koleksi tersebut di opac.

b) Tidak adanya petugas shelfing, membuat koleksi yang ada di rak tidak tertata rapid an berurutan. 

c) Mahasiswa belum bisa memaksimalkan koleksi non buku (CD).

d) Setiap tahun anggota perpustakaan harus memperpanjang masa anggotanya.

Kelebihan

Ada beberapa kelebihan dari Perpustakaan Politeknik Negeri Malang, antara lain adalah:

a) Biasanya pustakawan berkomunikas secara langsung dengan pengguna meskipun pengguna tidak meminta bantuan. Pustakawan langsung mendekati pengguna dan menanyakan kepada pengguna apa yang bisa dibantunya.

b) Fasilitas WiFi yang lancar

c) Ruangan Full AC, menyebabkan pengguna merasa nyaman.

7. Kegiatan dan Program PSB

Tidak ada kegiatan khusus yang dilakukan oleh perpustakaan Polinema. Hanya program yang dilakukan sekarang adalah mengalihmediakan koleksi TA tercetak menjadi non cetak (CD).